我們要來談談庫存管理與瑕疵品處理問題。這是在經營品牌、銷售商品時,必定會面對的一大課題,需要了解多少庫存量在公司可接受的庫存範圍內,才不會造成整體品牌結構因庫存成本減損收益,甚至壓垮營運事業體。除了庫存之外,還有另一個在品牌經營過程中容易遇上的問題層面,便是瑕疵品的管理及處理,以及相關消費爭議的解決對策,皆為每位採購經理人必修的重要課題。

【作者/黃偉宙;出處/流行品牌代理密技:採購達人代理實務攻略

 

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控制庫存量,商品管理之重要性
庫存問題首先要從進貨狀況與銷售狀況談起,基本上庫存會發生狀況,一定是商品量供過於求,或是當初發貨及營運期間,營運部或商品部主管對商品的迴轉調配掌握不夠精確,導致進貨的數量與金額,超過現階段鋪貨的滿足度與銷售數量。
發生庫存問題後的處理時效性以及現金流量是否符合整體經營績效,是密切相關的考驗,倘若庫存問題沒有在發生初期被察覺並開始思考解決方法,一路拖到季末,便可能發生商品無法處理掉而影響下一年度採買預算及商品量分配,如此一來,商品價值就會折舊,且商品的現金流也會被鎖死,無法自由的變現操作。

調度商品,達到銷售佳績
操作商品的時候,總公司倉庫與分倉(通路店家)之間的發貨調配比例及商品等級排列順序相當重要,這樣的調配方法也稱之為「商品調度ABC法則」,依商品級數及品牌曝光、銷售營業業績、是否容易調度轉換等作為參考評估標準,也會運用銷量與庫存量之間的量體變化當作依據之一,核心目標即是追求接近零庫存。
用來降低庫存風險的操作方式及處理上,商品款式尺碼轉調通常以「週」為單位,另外分析商品銷入比狀況,可以得知哪些商品在管理範圍的小區域內,尺碼顏色已銷售殆盡,無法再轉調時就要進行迴轉策略,從不同管轄店家及區域,將商品給予能強力銷售曝光的店家及分倉,通常自商品上架銷售後的2-3個月左右,許多熱銷商品已呈現斷碼缺貨,這時就必須斷然採取集中方式思考,將該系列商品轉調至其中1-2家個位數分倉(店家),使其能盡情發揮達到商品銷售績效。
這是庫存管理應具備的基本思維流程;通常會在總倉、分倉的調配上抓1.5倍迴轉率,由總倉藉由和店家POS系統進行分析及補貨機制,若將商品依比例一次性發出,除了分倉無倉儲空間外,也會增加轉調貨運成本,以及分倉為了銷售業績而藏貨,內部因利益衝突不再相互信任,變成單打獨鬥的分倉店櫃而非團體品牌經營,對品牌及商品營運造成不利的影響。

規劃物流排程,商品熱銷的背後推手
以時尚產業而言,倉儲空間區分為總倉、分倉,許多公司的總倉即是公司倉庫,分倉則是各個銷售通路店舖。除非公司有足夠人力及空間,足以應付龐大的工作量,否則進出貨的時間點不能都抓在同一個期間,因此妥善的時間排程規劃,在物流庫存管理中不可或缺。商品貨物進倉之後,也絕對不是隨意放上架就終結了事,擺放的順序、規則必須有一定的邏輯,才能讓一切有可循的規律、章法。
假設現在正值換季的9月秋冬初期,但分倉現場仍有許多春夏商品尚未退倉,秋冬新品的到貨率又未符合預期,這在倉管分配中是相當棘手的情況,排序上會把今年的當季秋冬商品放置於最易拿到的位置,另外將去年退倉的庫存商品放置於次要區域,用於補足分倉現場的秋冬商品陳列量,今年將要過季的春夏商品則陸續請前台分倉退倉,退倉後先暫放最不重要的區域,因為該系列春夏商品無立即處理的必要性。
在進出貨管理的層面上,瑕疵率數字也需要留心,瑕疵率過高就必須向製造廠商、進貨商進行洽談索賠或退換貨處理,因為商品瑕疵的數量與金額,倘若皆攬在自身公司的帳上,對公司來說亦是不容小覷的成本,也會連帶影響消費者對公司品牌的品質信心。
無論是庫存率、運費與空間的胃納量等,也都是需要納入估計的成本考量,必須綜合上述因素作為更換及調度商品的策略評估,期望達到品牌商品銷售最大績效,以及零庫存的理想境界。

庫存營業損益之運作
庫存非營業損益的部分,理論上會以銷貨成本、非正常營業之損益來控管處理,「整體盤損率=盤損金額/(期初成本+本期進貨-進貨退出及折讓)」差異須小於1%,如果有盤損問題,必須在30天內呈報相關主管機關如國稅局,其金額需以成本為認列;理論上有這樣1%的折損提報空間,但通常公司不會給銷售人員1%的盤損空間,以免可能因為人為狀況而永遠存有1%金額差異。
若有商品報廢損失的問題,就要由會計師採取年度簽核認列並檢附單據清單,由國稅局派員隨行銷毀,但通常公司不會捨得將瑕疵等須報廢的商品銷毀,因此常會以特價拍賣等形式處理,如報廢商品出售即算是營業收入,所得須繳交5%營業稅。

特拍瑕疵品,慎防糾紛衍生
如要銷售報廢瑕疵品時需特別注意以下情形,以免造成事後糾紛。舉例來說,比方一件台幣1萬元的外套,百貨最終折扣價6折即為台幣6千元,但到了瑕疵特拍活動,售價為1折價即為台幣1千元,倘若消費者在瑕疵特拍會購買了瑕疵商品,之後再以商品有瑕疵至門市、百貨等通路要求更換新商品或是退貨,如此一來相當容易引發消費糾紛。
因此,如果要舉辦這樣的特拍會活動,建議要在活動會場清楚張貼許多「瑕疵品特拍會」等字樣,盡到告知消費者的義務,並且留下影像紀錄,事後若發生爭議才有釐清責任的依據;而發票等收據上也需要蓋上「瑕疵商品特拍會」,保留白紙黑字的單據,替自身設下保護的防線,以免發生消費者依瑕疵保固責任及商品有所瑕疵,主張買賣契約違約及侵權賠償,衍生不必要的爭議。

 

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